Organizasyonu gözden geçirmek….

Biz kısaca OGG diyoruz…

Gayet mekanik ve sistematik bir adı var, hele ki kısaltılınca…

Proje planlarımız da öyledir; stratejinizi öğrenerek başlar, iş analizi ile devam eder, ardından yeni organizasyon tasarımınızı yaparız. Bölümlerin rol ve sorumluluklarını tarifler, ana süreçlerdeki verimliliği artırıcı fırsatları da masanıza koyarız… Çok iyi proje planı yaparız, Gantt Chart’la gösteririz…

Hepsini gayet planlı ve sistematik yapıyoruz, ne güzel değil mi?

Güzel olmasına güzel de, OGG yolculuğunda müşterilerimizle yaşadıklarımızı tam ifade etmiyor.

Planlar ve metotlar illa ki olmalı, herhalde hepimiz hemfikiriz.

Peki ya duygular ve tepkiler, projenin felsefesi nerede?

Yönetim ekibi ve çalışanların projeyi ne kadar kucakladığı hangi metotta var?

Şirketin kültürü, dönüşüme ne kadar hazır olduğu, yönetim ekibinin yeniliklere ne kadar adapte olabileceği ve yetkinliklerinin yeni rollerinde ne kadar yeterli olacağı nerede?

Peki ya proje sponsorunun yıllardır ilmek ilmek dokuduğu yapı ve sistemlerle ilgili olumsuz görüşleri duymaya ne kadar açık olduğu…?

Çalışanların projenin adını duyunca ne hissettiği, ne kadar benimsediği, kariyeri ve şirketiyle ilgili geleceğe dair umutlarını nasıl etkilediği…?

 

Organizasyonu yeniden yapılandırmak, ister istemez bazı değişim çarklarını harekete geçiriyor. Bazen yönetim veya çalışma kültürüyle ilgili, bazen ekip olma tarzıyla ilgili, bazen süreçlerde, bazen yöneticilerin veya çalışanların etki alanlarında…

Olası değişiklikler, projenin etkileyeceği kişilerde merak, beklenti, endişe, heyecan gibi çeşitli duygulara sebep oluyor. Bazen de nasıl olsa uygulanmaz, masada kalır düşüncesiyle; ilgisizlik ve ümitsizlikle karşılaşıyoruz.

Planlanan çalışmaları yürütürken, organizasyonel yapılanmanın arka planında işte bunların ve bunlara benzer duyguların da farkında olmak gerekiyor.

Yapılacak çalışmaların projenin paydaşlarındaki algısının farkında olmak ve projenin sağlıklı yürütülmesi, hayata geçirilmesi için bu algıyı doğru yönetmek, organizasyonel yapılanma projelerinde oldukça kritiktir.

Bunları gözden kaçırmamak üzere, yalnızca planlara ve metotlara odaklanılmamalıdır. Proje paydaşlarının duygularını anlamaya, çözüm aranması gereken yaşanmışlıkları öğrenmeye, onlarla hemhal olmaya özen gösterilmelidir.

Behçet Necatigil’in BİRLİKTE şiirinde anlattığı gibi, aramızda boşluk olmasın, her şeyi konuşalım, müzakere edelim:

O size söylesin

Siz ona sorun,

Çekişin

Bitmesin çabuk.

 

İçinizden

Konuşsanız tek tek,

Saygıdan da olsa

Başlar boşluk.

 

Akıl ve duyguların bütünleşmesi, müşterimizle bütünleşmek ve birlikte olma derken, Adam Kahane’nin Güç ve Sevgi kitabı geldi aklıma. Önemli problemlerin çözümünde ve sosyal değişimlerde, sürecin güç ve sevginin dengesiyle yönetilmesini anlatır. Herkesin içine sinme ve uygulamaya geçirilme olasılıklarını artıran bir dengedir bu.

Kitapta, “Güç” için yer verilen tarifler şunlardır; kendini gerçekleştirme dürtüsü, işini gerektiği gibi yapma ve sonuç elde etme amacı, bir şeyleri olduran bir olgu, değişimleri gerçekleştirmek için gerekli olan dayanıklılık, irade. “Sevgi” ise; ayrı görüneni birleştiren enerji, başka bir insana onun tam olması (kendi gerçek potansiyeline ulaşması) için yardım etme eğilimi, başkasını kabul etme, başkasına yardım etme dürtüsü kavramlarıyla tariflenmiştir.

Sonuç elde etmek üzere eyleme geçmek elbette önemlidir ve projelerimizdeki faaliyet planları bizi buna götüren araçlardır. Yani gücümüzü kullandığımız alandır. Bununla birlikte, proje paydaşlarının çoğunluğuna yardımcı olmamızı ve onları bir arada tutmamızı sağlayan aracımız ise iletişim planımızdır. İletişim planında proje kapsamında temas edilecek tüm çalışanlarla hangi gündemlerle ve ne sıklıkta etkileşim halinde olacağımızı belirleriz. Bu kişiler dışında organizasyonel değişimden etkilenmesi muhtemel çalışanlar varsa, onlarla nasıl bir iletişim yürütülmesi gerektiğine dair önerilerimizi de dahil etmeliyiz.

Müşterisiyle bütünleşmeyi kendisine ilke edinmiş Adisa’da bizler, müşterimizdeki proje ekibini kendi ekibimizin bir uzantısı gibi kabul eder, birlikte hareket ederiz. Böylelikle “birlikte var olmak” üzere gerekenleri kurgulamış, sevgiye yol açmış oluruz.

Yine “Güç ve Sevgi” kitabında karşılaştığım farklı bir bakış açısına dikkat çekmek isterim. Bill Tolbert adlı bir profesör, çok bilinen bir deyişi tersine çevirerek gerçek çözüme ulaşmanın püf noktasını vermektedir: “Sorunun bir parçası değilsen, çözümün bir parçası olamazsın…”

Sorunun nasıl bir parçası olduğumuzu görebilirsek, çözümün parçası haline nasıl geleceğimizi de görebiliriz. Sorunun parçası olduğunu kabul etmek ise ancak sevgi ortamında ortaya çıkmaktadır.

Organizasyonel yapılanma çalışmalarımızda iletişim ve anlamaya özen göstermemiz, projeye veri sağlamasını istediğimiz kişilerde “birlikteyiz” duygusunu yaratıyor. Yapılan çalışmaya güvenle bakılmasını sağlıyor. Böylelikle; yaşanan sorunlar ve sorunun bir parçası olduklarını kabul edebiliyorlar. Bunu açıkça kabul edip ifade etmenin ardından, çözümleri ve çözümün parçası olmaya doğru götürecek adımları konuşabiliyoruz.  

Sorunları ve yaşananları açıkça konuşmak bizi gerçek çözümlere götürüyor.

Peki, çözümleri keşfetmek ve hep birlikte mutabakat sağlamak yeterli mi?

Buraya kadar yeni bir organizasyon tasarlamış olduk. Sunu dosyalarında çok güzel organizasyon şemaları, gerekçeler, yeni tanımlar var. Yetmez mi?

Evet, yeni bir şey ortaya koymak için yalnızca planlama ve tasarım yeterli değil. Ardından eyleme geçmek, eylemin sonuçlarını takip etmek ve değerlendirmek gerekiyor.

Yani sunu dosyalarında hep birlikte mutabık kalınan yapıların hayata geçirilmesi…

Bunu da yine “Devreye Alma Planı” ile başlatabiliyoruz.

Bu kez “Uygulama Rehberliği” ile müşterimizin yanında olmaya devam ediyoruz. Değişimin çarkını döndürenler ve bundan etkilenenlerle sürekli bir araya geliyoruz. Değişimdeki zorlukları birlikte göğüslüyor, gerekirse başka çözümler aramaya devam ediyoruz.

Güçle ve sevgiyle yola devam ediyoruz…

Açıkçası çalışanların en heyecanla beklediği kısım da burası oluyor. Rafa kaldırılmayan, hayata geçirilen projeleri görmek… İlettiği sorunların fark edildiğini ve çözüm için çaba sarf edildiğini görmek… Çalıştığı kurumun değişen şartlara uyum sağlamada kuvvetli olduğunu görmek… Böylelikle gelecek için daha umutlu ve daha motivasyonu yüksek biçimde şirketinin bir parçası olmaya devam etme isteği gelmekte.

Organizasyonu gözden geçirmek, güncel ihtiyaçlara cevap veren yapılar ve kadrolar tasarlamak bitmeyen bir yolculuk… Kurumların stratejisi ve öncelikleri değiştikçe yapılanma da buna cevap verecek şekilde değişmeli.

Tasarımları uygulamayı ve ilerlemeye devam etmeyi David Hume’un bir sözüyle tekrar vurgulayayım: “Eğer burada durup daha ileri gitmeyeceksek, niçin bu noktaya kadar geldik?”

Güç ve sevginin ahengi içinde olacağımız projelerde görüşmek dileğiyle…

 

Zehra Altın

Eylül, 2021

Daha Fazla Daha Az