O kadar yoğunuz ki, 15 dakikalık hazırlıklara zaman ayıramıyoruz. Belki farkında değiliz ancak bu 15 dakikalarımıza kıyamadığımız için, işlerimiz istediğimiz gibi gitmiyor. Gelin birlikte biraz düşünelim... 

Örneğin müşteri ziyaretleri.
Eğer hazırlık yapmadan bir görüşmeye gidersek, müşterimizin gereksinimlerini anlamamız güçleşiyor. Belki de çok önemli bir iş fırsatını imtina ettiğimiz bu 15 dakikalık hazırlık yüzünden yitiriyoruz.

Gümbürtüye giden diğer bir 15 dakika da, özgeçmiş incelemeleri.
Adayla görüşme öncesinde, adayın özgeçmişini dikkatli bir şekilde incelemezsek; görüşme sonrasında keşke şu soruları da sorsaydım şeklinde hayıflanmanın pek bir anlamı kalmıyor.

Hazırlık gerektiren, bir diğer konu da şirket içi toplantılar.
Ne kadar toplantılara hazırlıklı gelirsek, “gündemimiz ne, elimizde neler var” gibilerinden toplantıda kendimizi verimsiz hissetmemize yol açacak durumlarla karşı karşıya kalmayız. Bir de konunun karar vericisi durumundaysak, Allah’tan diğer katılımcılara sabır dilemekten başka elimizden başka bir şey gelmiyor.

Hazırlık yapmadığımız için “gol yediğimiz” bir başka alan da, tedarikçi görüşmeleri.
Performans raporlarını incelemeden girdiğimiz her görüşmede “kurt tedarikçiler” bizi parmağında oynatıyor. Halbuki o toplantılardan ne umuyorduk, ne bulduk!

Bence en sinir bozucu 15 dakika kayıpları görevlendirme öncesinde yaşanıyor.

Hiç düşünmeden ne amacı, ne içeriği, ne yetkisi ne de bitiş zamanı belli olmayan görevlendirmeler iş yaşamının en temel verimsizlik kaynaklarını oluşturuyor. Çoğu çalışanlar “emir demiri keser” mantığı ile aldığı bu tanımsız görevleri yapmak için ya gereksiz yere debeleniyor ya da belki de görevlendiren unutur ümidiyle erteliyor.

Kısacası, o 15 dakikalık kritik hazırlıkları yapmadan bir toplantıdan öbür toplantıya bir görevlendirmeden öbür görevlendirmeye koşuyoruz. Bu koşuşturmayı yalnızca kendimiz yapsak iyi. Ekibimiz de bizi takip ediyor ve bu karmaşadan nasibini fazlasıyla alıyor. Gün sonu baktığımızda koşmaktan yorulmuş, acil işlerle uğraşmaktan stres yüklenmiş bir ekiple karşılaşıyoruz. Bir de ortada yarım yamalak yapılmış bir sürü iş.

Esasında bu “hazırlık yapamama” alışkanlığımızı bırakmamız hiç de zor değil. Biraz yöntem, biraz uygulama disiplini bu sorunun ilacı.

Her şeyden önce haftalık ve günlük plan yapmayı alışkanlık haline getirmeliyiz. Ancak plan yaparken o hafta veya o gün ne kadar ani durumla karşılaşabileceğimizi tahmin etmeye çalışmalıyız. Bu tahmin doğrultusunda o güne boş zamanlar serpiştirmeliyiz. Diğer bir deyişle; o günün her anını tıka basa planlanmış faaliyetlerle doldurmamalıyız.

Günlük plan yapmak için en ideal saat, mesai başlangıcından yarım saat öncesi. Böylece hem şehir hem de ofis içi trafiğine yakalanmadan sessiz bir ortamda önceliklerimizi rahatlıkla belirleyebilir günün planını ajandamıza işleyebiliriz.

Planlama yaparken, tüm günü toplantılar ve ani gelişen olayların çözümlenmesine ayırmamaya dikkat etmeliyiz. Mutlaka iyileştirme yapmak, yeni iş fırsatlarını düşünmek ve ekibimizi geliştirmek için bölünmeden odaklanarak çalışabileceğimiz faaliyetlere minimum bir saat yaratabilmeliyiz.

Ayrıca günlük planımızın içine mutlaka 90 dakikada bir 15 dakika rahatlama anlarını serpiştirebilmeliyiz. Toplantılarımızın planlanandan daha uzun geçebileceğini düşünerek ajandamıza esneme alanları yaratmalıyız.

Tabii ki hazırlık gerektiren her faaliyetin başına 15 dakikalık bir hazırlık zamanı ayırmayı unutmamalıyız.

Bu yazıda anlatılanları denemeye ne dersiniz? Denedikten sonra stresinizin azaldığını, zamanınızı daha iyi yönettiğinizi ve kişisel etkinliğinizin arttığını göreceksiniz.

Bu işten yalnızca siz kazançlı çıkmayacaksınız. İşte ekibiniz, evde eşiniz ve çocuklarınız sizden daha fazla mutlu olacaklar.